La comunicación transversal comprende todos aquellos elementos que intervienen al interior de una empresa como los mensajes, los medios, canales y públicos que se relacionan o interactúan en pro de un objetivo en común.
Es por esta razón, que al interior de una organización el diseño de una estrategia comunicacional es de gran importancia, porque la información debe llegar tanto a los ejecutivos como a los empleados, y según las intenciones comunicativas, con un tono y lenguaje apropiados.
Asimismo, la comunicación transversal considera aspectos como el formato, la ubicación hasta la forma como se expone la información. No obstante, para que la comunicación interna en una empresa sea eficiente, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿qué información es de interés para cada público objetivo?, ¿cuáles son los medios, canales o formatos ideales para comunicar?, ¿qué estrategias o acciones debemos implementar?
Todas estas preguntas y otras más surgirán a medida que elaboremos el plan de comunicación transversal para la empresa. Ahora conozcamos algunas ideas o pasos que nos ayudarán en este proceso.
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Pasos para elaborar un plan de comunicación transversal
Antes de comenzar a enumerar y explicar los pasos para desarrollar nuestro plan estratégico, primero definamos qué es un plan de comunicación interna.
Este tipo de plan comunicacional tiene como propósito transmitir mensajes o información a todo el equipo humano de la organización, el cual debe quedar consignado en un documento que respalde las acciones a seguir frente a determinados hechos o situaciones que se presenten al interior de la compañía.
Por lo tanto, ¿por qué es importante establecer un manual de comunicación corporativa?, pues porque los trabajadores de una compañía son su carta de presentación, ellos son los principales representantes de ésta.
Así teniendo claro estos conceptos comencemos por explicar cada uno de los pasos:
1. Elaborar un resumen ejecutivo
Este documento debe consignar una breve descripción del plan de comunicación transversal que sea útil para formarse una idea general de la estrategia que se piensa implementar de acuerdo con los objetivos de la organización.
2. Desarrollar una introducción
La introducción deberá incluir conceptos clave como visión, misión y valores de la empresa para a partir de ahí establecer el objetivo general que se pretende lograr a través del plan de comunicación interno. Esta introducción servirá como contexto para cualquier integrante de la compañía que lo consulte y desee aplicarlo.
3. Estudiar el mercado
En este paso debemos realizar un estudio interno y externo de la organización con respecto al contexto actual en la comunicación. Para esto utilizaremos la herramienta DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que nos permitirá determinar las variables internas y externas, favorables y desfavorables de la compañía para trabajar sobre ellas.
4. Especificar los objetivos
Dentro del plan y la estrategia de comunicación transversal es fundamental especificar los objetivos que se buscan alcanzar, estos deben ser cualificables y cuantificables.
5. Generar información o mensajes
Los mensajes deben ser realizados teniendo en cuenta el público objetivo o la audiencia que va a recibir la información, por ejemplo, no es lo mismo las comunicaciones que se transmiten a los directivos que a los empleados.
Del mismo modo, es importante considerar los medios, canales y formatos que por los que se planea transmitir el mensaje: correo electrónico, diario mural digital, redes sociales, comunicado de prensa, noticias, galerías fotográficas de celebraciones, eventos, beneficios, concursos, competencias deportivas, estilo de vida, entre otros.
Igualmente, contenidos o información sobre recientes vinculaciones a la compañía, premiaciones por rendimiento, ascensos, cumpleaños, etc. Esta clase de información es muy útil para conectar con los trabajadores y promover el sentido de pertenencia que finalmente se transforma en compromiso y productividad.
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6. Definir la audiencia
En la comunicación transversal, además, es esencial delimitar los distintos públicos o audiencias a los que se pretende enviar los mensajes o comunicaciones para llevar a cabo las acciones específicas que deben estar establecidas en el plan y en la estrategia.
7. Establecer las acciones y estrategias
Las estrategias y acciones en la comunicación transversal son las que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos en el plan y de acuerdo a los diferentes públicos a los cuales nos interesa comunicar. Este paso consiste en diseñar los pilares sobre los que se va a desarrollar el plan de comunicación interna para luego ejecutar las acciones con relación a las estrategias considerando los recursos disponibles.
8. Realizar un cronograma
Para llevar a cabo el plan de comunicación transversal es necesario que realicemos un cronograma de actividades que incluya las campañas, eventos, celebraciones y demás fechas especiales que requieren una planeación, ejecución e intervención de otras áreas de la compañía.
9. Conocer el presupuesto
Por lo general las empresas trabajan con un presupuesto delimitado para realizar el plan de comunicación interno, por eso debemos hacer un cálculo aproximado del valor del diseño y desarrollo de éste.
10. Analizar y evaluar
En este paso debemos establecer unos indicadores clave que revelen el rendimiento de la comunicación transversal; lo indicadores deben estar relacionados con los objetivos del plan.
Por consiguiente, hay que analizar los mensajes transmitidos por medio de canales, medios, formatos y cuál fue la respuesta del público o audiencia.
También es importante analizar y evaluar el impacto de las campañas para identificar la proyección e imagen de la empresa frente a su equipo humano.
El análisis y evaluación se hará utilizando métricas concretas para cada canal y formato tanto para los medios online como offline.
La comunicación transversal favorece las relaciones en la empresa
La comunicación interna en una empresa es fundamental para una adecuada gestión de la imagen, ambiente laboral y relacionamiento de su equipo humano.
Cuando una corporación se preocupa por informar a sus trabajadores de todos los eventos, celebraciones o incluso crisis que ocurren en la compañía, sus miembros desarrollan un sentido de pertenencia que los motiva a actuar con la convicción de ofrecer soluciones a los problemas o compartir agradables experiencias que los enriquezca a todos.
En conclusión, un plan de comunicación transversal es una necesidad hoy en día para cualquier empresa que piense en proyectarse tanto al interior como al exterior, porque la clase de mensajes, contenidos u información que se comparte a través de los diferentes formatos, medios o canales definen la misión, visión y los valores de la compañía.
¿Cómo es la comunicación transversal en tu empresa?, ¿consideras que es importante elaborar un plan de comunicaciones internas para cualquier negocio?, compártenos tu opinión y experiencia.
Comunicadora en Lenguajes Audiovisuales egresada de la Universidad de Medellín. Con experiencia en periodismo escrito y alternativo. Una apasionada del periodismo, la literatura, la comunicación digital, las redes sociales y la fotografía. Actualmente me desempeño como periodista y comunicadora digital.
